鈴木行政書士事務所

内容証明郵便

「内容証明郵便」というものを聞いたことがありますか。言葉だけは聞いたことがあるかもしれませんが、実際に内容証明郵便を出したりもらったりした方はあまりいらっしゃらないでしょう。何かしら問題がない限り、内容証明郵便を出すことはないでしょうから当たり前かもしれません。
さて、ではこの内容証明郵便というのはどういうものでしょうか。そしてどのような時に使い、どのようにすれば出せるのでしょうか。また、もし内容証明郵便をもらってしまったらどうすればよいでしょうか。

内容証明郵便というからには、郵便屋さんが配達するものであり、郵便局で出す郵便物の一種であることは間違いありません。内容証明郵便という名前から推測がつくように、その手紙の内容を証明してくれるというものです。そして内容証明郵便を出すときは、たいてい配達証明というものも一緒にお願いします。配達証明は、内容証明郵便が確かに宛先の人に配達されたということと、いつ配達されたかということを証明する制度です。
つまり、内容証明郵便と配達証明を一緒に利用すると、「誰が、いつ、誰に、どういう内容の書類を出したか」を郵便局が証明してくれるという仕組みなのです。

以上のことからだいたいお分かりのように、つまり相手に対して自分が何らかの意思表示するためのものです。
一般的には、訪問販売やキャッチセールスなどの申込を解約するクーリングオフや、損害賠償請求などの法的な請求をする場合などに使われることが多いようです。
これらのことをする場合、なにも内容証明郵便で出さなければいけないということはありません。例えば契約の解除したいという内容の書類を普通の郵便で送った場合でも法律上はそれは確かに有効な解除になり得ます。 しかし、相手がそんな書類は受け取っていないと言うと、相手が確かに受け取っているということをこちらが証明しなければならなくなってしまいます。そういうことを言わせないために内容証明と配達証明があるわけです。

 

内容証明の出し方

内容証明郵便には、出し方によって2種類あります。普通に手紙の形式で作成して郵便局の窓口で出すものと、インターネットから出せる「電子内容証明郵便」の2種類です。料金や作成方法に違いがあるだけで、どちらも効力は同じです。

郵便局の窓口で差し出す内容証明郵便の場合、作成した文書をコピーして同じ物を3通もっていきます。すると郵便局の人がポンポンと日付印を押した後、1通を封筒に入れて相手に送り、もう1通を自分の控え用に返してくれて、残った1通を郵便局が保管してくれるのです。つまり郵便局がその内容を証明してくれるわけです。

内容証明郵便の作成方法は厳格に決まっています。
まず郵便局の窓口で差し出す内容証明郵便の場合、1枚の紙に20字×26行で文章を書きます。紙は何でも結構ですし、大きさも何でも構いません。ただ字数だけはきっちりと守らないと受け付けてもらえません。
縦書きでも横書きでもOKですし、手書きでもワープロでもOKです。
手書きの場合は、文房具屋などで内容証明郵便用の罫線の入った原稿用紙が売られていますので、それを使うと便利かもしれません。

文字数の数え方や訂正方法にもいろいろ注意点があります。これらについてはもっと詳しいホームページがありますので、そちらに任せることにして、ここでは電子内容証明を詳しくご説明することにします。

そもそも内容証明郵便はどこの郵便局でも扱っているものではなく、かなり限られたところでしか扱っていないので、いざ出そうとしたときに郵便局が見つからず苦労することもあります。
その点、次にご紹介する電子内容証明はインターネットに接続されたパソコンさえあればどこからでも出せるのでとても便利なものです。

 

電子内容証明

電子内容証明郵便ももちろん日本郵政公社が取り扱う郵便の一種ですが、郵便局に行かずに済み、インターネット上で手続きが全て完了してしまうので最近は取扱量も増えています。

それでは電子内容証明のサイトにアクセスしてみましょう。

電子内容証明郵便サービス

 

電子内容証明の注意点

電子内容証明の場合、1枚当たりの字数制限はありません。その代わり、文章を入力できる範囲が決まっています。

この範囲内であれば、何文字になろうと構いません。内容証明は枚数によって料金が決まりますから、できるだけ少ない枚数に収まるように行数と字数を調整するといいでしょう。

ワープロで打つ際に、JIS第1・第2水準以外の文字を使わないこと。
つまりパソコンの機種によって表示される文字が異なる可能性のある文字を使ってはいけません。例えば、○や括弧で囲んだ数字・文字・記号や外字などのことです。これらの文字はインターネットで郵便局に送信する際にきちんと送られず、別の文字になってしまうことがあります。
どの文字が機種依存文字なのかは分かりづらいこともありますので、最終確認画面できちんと文章を見て確認することが必要です。

 

内容証明の書き方

内容証明の書き方についてみていきます。
何を目的とする内容証明なのかによって、もちろん書き方は違いますが、その内容証明が将来、訴訟、調停などの証拠として使われる可能性があることを念頭におかなくてはいけません。

まず、その文書が何であるか題名を書きます。「通知書」とか「請求書」といった感じの題名です。
内容としては、あまり余計なことは書かず、事実だけを端的に書くようにします。感情的な文章は法的に何の効果もない上に、いたずらに相手の感情を刺激するだけで意味がありません。
どういう事実があって、どういう法律的な意志を伝えようとしているのかを書きます。

クーリングオフを目的とするなら、「○年○月○日、○○において○○の購入契約をしましたが、本日本書面によって契約を解除します。」
家賃不払いの借家人に家賃請求をするなら、「貴殿に賃借している○○の賃料が○年○月分から○月分までが未払いとなっています。本書面到達から○日以内にお支払いいただけない場合は法的措置をとらせていただきます。」
以上の文言と、差し出し年月日、相手の住所氏名、自分の住所氏名をきちんと書いておきます。

内容証明の功罪

クーリングオフなどは内容証明を出して、正しく意思表示をすれば、法的にはそれで契約を解除したことになります。しかし、こっちが法的に正しいことをしたからと言って、相手も正しい応対をしてくれるとは限りません。

契約解除したのに、なんだかんだと言い逃れをしてやっぱり払えという人もいるでしょうし、配達証明があるのに受け取っていないという人もいるでしょう。そういう場合は、結局弁護士に相談するしかありませんが、内容証明を出しておけば、たとえ裁判になっても証拠という点で明らかに有利です。

以上の点を踏まえると、要するに内容証明を出す時点で、なんらかの利害の対立があることが前提です。そうすると内容証明というのは宣戦布告状のようなものです。争いにおいては先手が有利なのは間違いありません。けれど宣戦布告してしまったら後には引けなくなります。

今の状態は本当に宣戦布告してしまっていいのかどうか、もう一度考えてから内容証明を書き始めてください。

行政書士などに内容証明を出すことを依頼するということは、宣戦布告状にもう一段強固な味方をつけるということです。行政書士の名前の入った内容証明を受け取った相手は、あなたが本気で戦う気があるのだということを知るでしょう。
悪徳業者が相手であればそれは良いことですが、隣人が相手となればまた話は違ってくるかもしれません。よく考えてから依頼してください。

内容証明をもらってしまったら

ある日突然、内容証明をもらってしまったら。あまり想像したくありませんが、そういう可能性は誰にでもあるわけです。 もらってしまったら、まず冷静にそれがどういう内容なのかきちんと正確に読みましょう。

まず差出人が弁護士や司法書士、行政書士の名前である場合、それは間違いなく法的な権利関係に関する内容ですので、読まずに放っておくのは得策ではありません。自分で読んでよく分からないようなら、すぐに法律相談などで専門家に相談した方がいいでしょう。

内容に思い当たる点があるのならともかくとして、全く思い当たることがなくても内容証明が来る可能性はあります。知らないうちに自分が誰かの権利関係を犯していることだってあり得ます。
例えば、自分の自転車が誰かに盗まれて、それが誰かの庭先に放置されて、その家の人が自転車に書いてある住所氏名を頼りに撤去しろという内容証明を送りつけてくることだってあり得るわけです。
そういう場合、責任の所在はともかく、法的争いに発展する可能性もあるわけですから、きちんと対応するべきです。

 

当事務所への依頼


内容証明郵便を出した後、相手ともめることが分かっている場合は、弁護士または司法書士に依頼してください。内容証明郵便は、行政書士の他にも弁護士、司法書士も職務範囲になります。それぞれの違いは、内容証明を出した後、裁判所での争いになった場合、弁護士なら無条件に、司法書士なら、その争いの種である物の価格によって、裁判所での代理人になってもらえます。
行政書士は、内容証明郵便を出すだけです。相手に説明くらいはしますが、間に入って交渉はできません。

以上のような違いがあります。その違いは、もちろん報酬の差にもなって現れます。自分が依頼する内容をよく検討して誰に依頼するか決めてください。分からない場合は、まずお気軽に当事務所にご相談ください。

内容証明郵便の作成 2万円(税別)+実費(内容証明郵便料等)

 

 

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