鈴木行政書士事務所

内容証明郵便

電子内容証明の注意点

では電子内容証明を出してみましょう。
電子内容証明の場合、1枚当たりの字数制限はありません。その代わり、文章を入力できる範囲が決まっています。

この範囲内であれば、何文字になろうと構いません。内容証明は枚数によって料金が決まりますから、できるだけ少ない枚数に収まるように行数と字数を調整するといいでしょう。

詳しい説明は
e内容証明ソフトウエア 操作マニュアル
にありますので、ここでは注意点をいくつか挙げておきます。

ワープロで打つ際に、JIS第1・第2水準以外の文字を使わないこと。
つまりパソコンの機種によって表示される文字が異なる可能性のある文字を使ってはいけません。例えば、○や括弧で囲んだ数字・文字・記号や外字などのことです。これらの文字はインターネットで郵便局に送信する際にきちんと送られず、別の文字になってしまうことがあります。
どの文字が機種依存文字なのかは分かりづらいこともありますので、最終確認画面できちんと文章を見て確認することが必要です。

Wordと一太郎の書式に関する機能を使用しないこと。
書式に関する機能とは例えば、倍角、太字、アンダーライン、均等割付、センタリング、インデント、罫線などです。これらがあると、文章を変換することができずにソフトが動かなくなってしまいます。
途中で動かなくなってしまった場合、アンインストールする前に、まずこれらの書式がないかどうか、よーく確認しましょう。

これに関連してよくあるのですが、文章を入力し終わって、その文章をWordや一太郎で表示させたまま、内容証明ソフトを立ち上げて送ろうとしても、文章を変換する所で止まってしまいます。文章を作成したら保存して閉じてから内容証明ソフトを起動しましょう。

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